Dies ist ein Gastbeitrag von Sidney Weiher

In diesem Beitrag möchte ich Ihnen den Nutzen des Feldstatus bei der Belegerfassung erläutern, Customizing-Möglichkeiten aufzeigen und auf technische Hintergründe eingehen.

Was ist ein Sachkonten-Feldstatus?

Grundsätzlich bestimmt ein Feldstatus, ob ein Feld (z.B. zur Angabe der Kostenstelle) bei einer Buchung ausgeblendet ist, es ein Mussfeld oder ein Kannfeld ist. Möchte man die Erfassung von Sachkontenbelegen nach eigenem Wunsch definieren, können Felder direkt im Buchungsschlüssel oder im Sachkontenstammsatz angepasst werden. Je nach Einstellung wird der Bildaufbau kontenspezifisch oder abhängig vom Buchungsschlüssel erstellt. Der größte Nutzen bei der Definition von den Feldern liegt darin, dass Buchungsvorgänge präzisiert werden, Zeit gespart wird und Fehleingaben verringert werden.

Wie kann ich die Felder der Belegerfassung anpassen?

Buchungsschlüssel:

Über die Transaktion SPRO gelangen Sie in die Customizing-Einstellungen des SAP-Systems. Nutzen Sie den Pfad FINANZWESEN (NEU) – GRUNDEINSTELLUNGEN FINANZWESEN (NEU) – BELEG – BUCHUNGSSCHLÜSSEL DEFINIEREN oder die Transaktion OB41.

Die Standard-Buchungsschlüssel für Sachkontenbuchungen sind die Schlüssel 40 und 50. Mit einem Klick auf „Feldstatus pflegen“ können Sie die Felder definieren.

Sachkontenstammsatz:

In einer Feldstatusvariante werden mehrere Feldstatusgruppen zusammengefasst. In einer Feldstatusgruppe wird die Definition der Felder festgehalten. Über den Customizing-Pfad FINANZWESEN (NEU) – GRUNDEINSTELLUNGEN FINANZWESEN (NEU) – BÜCHER – FELDER – FELDSTATUSVARIANTEN DEFINIEREN können Sie sowohl Feldstatusvarianten anlegen, als auch Feldstatusgruppen verwalten und Felder definieren. Beim Anlegen einer neuen Variante empfiehlt es sich eine Vorhandene zu kopieren und anzupassen.

Eine Feldstatusvariante wird einem Buchungskreis zugeordnet. Mehrere Buchungskreise können die gleiche Variante verwenden. Im Sachkontenstammsatz wird dem Sachkonto genau eine Feldstatusgruppe zugewiesen. Die folgende Grafik verdeutlicht dies:

Wie werden die Angaben verknüpft?

Als Anwender stellt sich oft die Frage welcher Feldstatus bei einer Belegerfassung Vorrang hat, denn im Buchungsschlüssel und im Sachkontenstammsatz werden die gleichen Felder definiert. Das SAP-System priorisiert den Status eines Feldes und erstellt so die Verknüpfung. Priorität haben ausgeblendete Felder und Mussfelder. Ein Kannfeld ist immer zweitrangig.

Beispiel: Im Buchungsschlüssel ist das Feld Kostenstelle als Mussfeld definiert und im Sachkontenstammsatz als Kannfeld. Das System verknüpft die Angaben und das Feld „Kostenstelle“ wird auf Grund der höheren Priorität zum Mussfeld.

Bei einer gegensätzlichen Definition, also Mussfeld und ausgeblendetes Feld, gibt das SAP-System eine entsprechende Fehlermeldung aus.

Wie soll ich bei der Felddefinition vorgehen?

Bei der Definition der Felder für Sachkontenbuchungen empfiehlt es sich alle Festlegungen im Stammsatz des Sachkontos zu treffen. Grund dafür ist es, dass im Standardsystem von SAP nur zwei Buchungsschlüssel für das Buchen auf Sachkonten hinterlegt sind. Ich empfehle Ihnen mit mehreren Feldstatusgruppen zu arbeiten und keine neuen Buchungsschlüssel anzulegen, um eine differenzierte Gestaltung der Bildschirmbilder zu erreichen. Die Nutzung von Feldstatusgruppen ist übersichtlich, flexibel und verhindert Fehleingaben, die durch die Erweiterung des Buchungsschlüssel-Kontingents entstehen können.

In welchen Datenbanktabellen liegen die Informationen des Feldstatus-Customizings?

Die Informationen liegen in folgenden Tabellen:

Da wir den Feldstatus eines Sachkontos herausbekommen möchten, interessieren uns vor allem die Einträge mit der Feldauswahlleiste SKB1-FAUS2.

 Wie kann ich die Datenbanktabellen auslesen?

Wenn ich herausfinden möchte, wie die Sachkonten-Belegerfassung nach Angabe von Buchungsschlüssel und Sachkonto aussieht, empfehle ich den Funktionsbaustein ‘FI_GET_FIELD_SELECTION_STRING’ zum Auslesen. Wir geben dem Baustein die Informationen über den Buchungsschlüssel, den Buchungskreis, der Kontoart und der Sachkontennummer. Als Ergebnis bekommen wir den Feldstatus im Format FAUS1 und FAUS2.

Was ist FAUS1 und FAUS2?

FAUS1 und FAUS2 erhalten wir als eine 50-stellige Zeichenkette mit den Zeichen “+”, “.” und “-“. Das Plus steht für den Feldstatus “Mussfeld”, der Punkt für “Optional” und das Minus für “Ausgeblendet”. Mit der DB-Tabelle TMODP lassen sich die Zeichenketten entschlüsseln und den Feldern zuordnen. Das erste Zeichen der Zeichenkette steht für die Modif-Gruppe 001, das zweite Zeichen für die Gruppe 002, usw. FAUS1 beinhaltet die 50 Zeichen für die Modif-Gruppen 001 – 050 und FAUS2 für die Gruppen 091 – 140.