Ein Beitrag von einem ehemaligen Kollegen, die ich aufgrund reger Nachfrage bei mir hinterlegen möchte:

Im letzten Artikel habe ich beschrieben, um welche Funktionen die Anwendung zum Teamkalender erweitert werden soll, damit der Nutzen maximiert wird. Diese funktionalen Erweiterungen wurden mir von verschiedenen Kunden zugetragen, die den Teamkalender anwenden, sich jedoch über fehlende Prozessunterstützung beklagen. Somit möchte ich in diesem Artikel auf die verschiedenen Erweiterungen eingehen und die Abdeckung mit den täglich stattfindenden Geschäftsprozessen vergleichen.

• Selektion eines freien Intervalls zur Darstellung (Startdatum/Enddatum)

In dem Auslieferungsstandard der SAP existiert lediglich die Möglichkeit einen ganzen Monatsabschnitt in der Darstellung des Teamkalenders anzuzeigen. Aufgrund dieser Inflexibilität kann es für den Betrachter zu einem Informationsmangel (gewünschter Betrachtungswinkel größer als ein Monat) genauso wie zu einer Informationsüberflutung (gewünschter Betrachtungswinkel kleiner als ein Monat) kommen. Somit ist es wünschenswert den individuellen Betrachtungswinkel einzustellen, den der Betrachter auch wirklich benötigt – in Form eines individuellen Datums zum Start sowie zum Ende eines Betrachtungszeitraums.

• Konfiguration von individuellen Sichten

Es ist immer wieder außerordentlich unterhaltsam mit Vorgesetzten zu sprechen, denen sogar die An- und Abwesenheiten der Raumpflegerin oder der studentischen Hilfskraft in ihrer Teamkalenderanwendung visualisiert werden. Dieser Form der Überorganisation kann man mit dem Erstellen von individuellen Sichten entgegenwirken. Eine individuelle Sicht zeigt dem Betrachter lediglich diejenigen Mitarbeiter in der Visualisierung des Teamkalenders an, die er in einem vorherigen Dialog selektiert hat. Somit ist es theoretisch sogar möglich, dass der Betrachter sich individuelle Sichten zusammenstellt, die eine organisatorische (z.B. Abteilungen, Divisionen etc.) oder aufgabenspezifische (z.B. Anwendungsentwickler, Administratoren etc.) Trennung der Mitarbeiter vorsieht. Im Ganzen entsteht ein vollkommen neuer Ansatz der Betrachtungsweise, der dazu verhilft einen schnelleren Überblick zu erhalten.

• Einblick in die Abwesenheiten weiterer Organisationsebenen

Eine Sekretärin einer leitenden Stelle sagte mir vor kurzem folgendes: „Der Chef bittet mich immer häufiger die Planung der An- und Abwesenheiten vorzunehmen. Jedes Mal muss ich mich dazu aus dem Portal abmelden und mich mit seinem Benutzer wieder anmelden, um dies zu erledigen. Gibt es da nicht eine andere Lösung?“. Die viele Arbeit, die in Benutzerrollen und Benutzerkonzepte investiert wurde, ist in weniger als zwei Sätzen hinüber. Mit der Möglichkeit einem einzelnen Mitarbeiter die Einsicht in die Abwesenheiten weiterer Organisationsebenen zu gewähren, macht es für diese Sekretärin einfacher eine solche Planungsarbeit zu übernehmen und darüber hinaus lässt es die SAP Basis-Abteilung ruhiger schlafen. Konkreter lässt es sich sogar bestimmen, dass die Sekretärin nicht die Berechtigung für die Einsicht in eine ganze Organisationsebene besitzt, sondern ihr lediglich die Einsicht auf die Abwesenheiten eines einzelnen, bestimmten Mitarbeiters gewährt wird.

• Anbindung und Visualisierung der positiven Zeitwirtschaft

Ein hoher Digitalisierungsgrad schützt leider nicht vor Dokumenten die persönlich unterschrieben werden müssen. Somit entstehen in Prozessen trotz allem, Dokumente die Medienbrüche nach sich ziehen und einen Ausdruck sowie eine persönliche Unterschrift eines bestimmten Mitarbeiters erfordern. Ob der Mitarbeiter anwesend ist, lässt sich im Teamkalender einfach erkennen. Ob der Mitarbeiter gerade an seinem Arbeitsplatz sitzt oder beim Frühstück, dies ist nur zu erraten. Doppelte und dreifache Laufwege für eine persönliche Unterschrift sind da keine Seltenheit. Die Folge sind zu hohe Prozesskosten – auch wenn die Sekretärin, für die persönliche Unterschrift, über den Flur joggt. Aus diesem Grund erhält die Funktionserweiterung zum Teamkalender eine Visualisierung, die die positive Zeitwirtschaft einbindet und es erlaubt aus dem Teamkalender die gegenwärtige Anwesenheit abzulesen.

• Filtern nach Abwesenheitsarten

Schon in dem Punkt „Selektion eines freien Intervalls zur Darstellung“ wurde erwähnt, dass der Anwender einer Informationsüberflutung ausgesetzt ist. Diese Flut von Informationen betrifft auch die angezeigten Abwesenheitsarten. Der Anwender kann bei einer Vielzahl von Abwesenheiten nicht mehr entscheidungsrelevante Informationen filtern, da alle Abwesenheiten in der Teamkalenderdarstellung auf die gleiche Art visualisiert werden. Selbst die technische Unterstützung mittels eines BAPI´s die Abwesenheiten verschiedenfarbig zu visualisieren trifft nicht den Kern des Problems, dass zu viele Abwesenheiten die Lesbarkeit erschweren. Eine Filterung nach Abwesenheitsarten soll dem Anwender diejenigen Informationen anzeigen, die er auch wirklich benötigt. Dazu kann der Anwender in einem Dialog die Abwesenheitsarten auswählen und die Filterung beliebig ein- und ausschalten. Entscheidungsprozesse werden dadurch unterstützt und die Funktion bietet einen Mehrwert in Form einer deutlichen Zeitersparnis bzw. vereinfachten Lesbarkeit der Visualisierung.

Dieser Artikel wurde verfasst von Armin Dizdarevic.

Ein Beitrag von einem ehemaligen Kollegen, die ich aufgrund reger Nachfrage bei mir hinterlegen möchte:

Der Teamkalender beschreibt mit seiner Funktion die Möglichkeit, einen visuellen Überblick aller Abwesenheiten der eigenen Teammitglieder – im Employee Self-Service – und zusätzlich der direkt unterstellten Mitarbeiter – im Manager Self-Service – zu erhalten. Somit wird den Mitarbeitern auf einen Blick ersichtlich, welche Kollegen eine Abwesenheit planen. Ein sinnvoller Ansatz, um die Unternehmensprozesse und den Informationsbedarf zu unterstützen. Jedoch stellen Personalabteilungen höhere Anforderungen an die Teamkalenderanwendung, mit der Unterstellung, dass die Information von Abwesenheiten einzig und allein nicht ausreicht, um den maximalen Ertrag aus dem Abdeckungsgrad zu erzielen.

Aus Gesprächen mit verschiedenen Kunden wurde mir bewusst, dass der Teamkalender eine beliebte Anwendung des Employee Self-Service ist, aber jeder Kunde seine eigenen Vorstellungen von ergänzendem Funktionsumfang besitzt. Die Analyse des Teamkalenders im „Enhancement Package 5“ zeigt, dass sich auch die SAP mit weiteren Funktionen und einem höheren Informationsgehalt im Teamkalender beschäftigt hat.  Folgende Neuerungen sind mir dabei aufgefallen:

• Änderungen im Darstellungszeitraum nach Monat, Quartal oder Jahr
• Angezeigte Mitarbeiter können absteigend oder aufsteigend sortiert werden
• Visualisierung von arbeitsfreien Tagen
• Drucken der Visualisierung

Im Ganzen fällt die Liste der Innovationen des „Enhancement Package 5“  für den Teamkalender eher mäßig aus. Aus diesem Grund wurden von mir aktiv Anwender angesprochen, um Verbesserungsvorschläge für eine Teamkalenderanwendung zu sammeln, die den Anforderungen des täglichen Informationsbedarfs gerecht wird.  Nach mehrtägigen Recherchen entstand der Soll-Zustand. Eine neue Teamkalenderanwendung sollte nicht nur den Funktionsumfang aus dem „Enhancement Package 5“ besitzen, sondern darüber hinaus nachfolgende Funktionen implementieren.

• Selektion eines freien Intervalls zur Darstellung (Startdatum / Enddatum)
• Konfiguration von individuellen Sichten
• Einblick in die Abwesenheiten weiterer Organisationsebenen
• Anbindung und Visualisierung der positiven Zeitwirtschaft
• Filtern nach Abwesenheitsarten

Die Idee für ein Beratungsprodukt sei geboren. Begleiten Sie mich in diesem Blog auf die Entwicklungsreise einer neuen Teamkalenderanwendung mit erweiterten Funktionen oder werfen Sie einen Blick auf das Ergebnis und lassen Sie es sich schon heute persönlich vorstellen.

Dieser Text wurde verfasst von Armin Dizdarevic.