Ich möchte Ihnen hiermit eine neue und einfachere Möglichkeit vorstellen, wie der Teamkalender als separaten Service in die SAP Employee-Self-Services (ESS) eingebunden werden kann.

Der folgende Weg kann für alle ESS Versionen von 1.0 bis 1.4 verwendet werden.

1. Wenn Sie ESS/MSS installiert haben, finden Sie im Portal-Content der Contentadministration unter dem Ordner “Von SAP bereitgestellter Content” den Ordner “line_manager” in diesem finden Sie unter “HCM->Iviews” irgendwann auch den Teamkalender (engl. Teamview). Bei diesem IView handelt es sich um den Teamkalender den Sie im Reiter “Team” im Manager-Self-Service (MSS) wiederfinden. Um diesen Service im ESS zur Verfügung zu stellen, sollten Sie ihn in Ihr eigenes PCD-Verzeichnis kopieren und eben fix die ID des Objektes abändern.
2. Nun öffnen Sie das Iview und geben in den Iview Eigenschaften des Teamkalenders unter der Eigenschaft “Applikationsparameter” folgende Parameter an:  “sap.xss.lea.groupname=ESS_LEA_EE&sap.xss.lea.grouptype=V”.
3. Anschließend binden Sie das Iview über eine Ressource und einen Service in das Homepage-Framework im Backend ein. In Ihrer ESS-Rolle in der ESS-Übersicht finden Sie anschließend unter dem von Ihnen ausgesuchten Bereich den Service Eintrag zum Teamkalender.
4. Wenn Sie den Service auswählen, werden Sie sehen, dass dieser exakt die gleichen Sicht auf das Team darstellt, wie Sie die unter dem Service “Abwesenheitsantrag” finden werden.

Aber warum ist das so?

Es liegt an den Applikationsparameter den wir dem Iview mit auf dem Weg gegeben haben. Der Teamkalender kann aus verschiedenen Sichtweisen (Modus) aufgerufen werden. Hinter jedem Modus wird im Customizing des Teamkalenders (IMG-Knoten “Mitarbeiter auswählen”) eine sogenannte Viewgroup hinterlegt. Wir haben über den Applikationsparameter die SAP-Standard Viewgroup “ESS_LEA_EE” (die von der SAP ausgeliefert wird) angegeben. Mit dieser Viewgroup wird auch standardmäßig der Teamkalender im Abwesenheitsantrag aufgerufen. Hinter der Viewgroup liegt über den Daten- und Objektprovider ein Auswertungsweg aus dem Organisationsmanagement, der aussagt, welche  Personen im Teamkalender anzeigt werden sollen. Denkbar wäre hier, einen eigenen Auswertungsweg zu definieren und diesen über die Viewgroup in den Teamkalender zu hinterlegen. Denkbar wäre in diesem Zusammenhang auch, dass der Teamkalender mehrere Sichten (Auswertungswege) anbietet. Als Beispiel dient hier der SAP Standard MSS Teamkalender, der auf die Organisation auch zwei Sichten bietet “alle Mitarbeiter” und “direkt unterstellte Mitarbeiter”.  Solche Funktionserweiterungen wären so im ESS auch möglich.

Ich hoffe Ihnen hat dieser Tipp weiter gebracht, wenn ja, dann lassen Sie es mich wissen. Vielen Dank!

Ein Beitrag von einem ehemaligen Kollegen, die ich aufgrund reger Nachfrage bei mir hinterlegen möchte:

Im letzten Artikel habe ich beschrieben, um welche Funktionen die Anwendung zum Teamkalender erweitert werden soll, damit der Nutzen maximiert wird. Diese funktionalen Erweiterungen wurden mir von verschiedenen Kunden zugetragen, die den Teamkalender anwenden, sich jedoch über fehlende Prozessunterstützung beklagen. Somit möchte ich in diesem Artikel auf die verschiedenen Erweiterungen eingehen und die Abdeckung mit den täglich stattfindenden Geschäftsprozessen vergleichen.

• Selektion eines freien Intervalls zur Darstellung (Startdatum/Enddatum)

In dem Auslieferungsstandard der SAP existiert lediglich die Möglichkeit einen ganzen Monatsabschnitt in der Darstellung des Teamkalenders anzuzeigen. Aufgrund dieser Inflexibilität kann es für den Betrachter zu einem Informationsmangel (gewünschter Betrachtungswinkel größer als ein Monat) genauso wie zu einer Informationsüberflutung (gewünschter Betrachtungswinkel kleiner als ein Monat) kommen. Somit ist es wünschenswert den individuellen Betrachtungswinkel einzustellen, den der Betrachter auch wirklich benötigt – in Form eines individuellen Datums zum Start sowie zum Ende eines Betrachtungszeitraums.

• Konfiguration von individuellen Sichten

Es ist immer wieder außerordentlich unterhaltsam mit Vorgesetzten zu sprechen, denen sogar die An- und Abwesenheiten der Raumpflegerin oder der studentischen Hilfskraft in ihrer Teamkalenderanwendung visualisiert werden. Dieser Form der Überorganisation kann man mit dem Erstellen von individuellen Sichten entgegenwirken. Eine individuelle Sicht zeigt dem Betrachter lediglich diejenigen Mitarbeiter in der Visualisierung des Teamkalenders an, die er in einem vorherigen Dialog selektiert hat. Somit ist es theoretisch sogar möglich, dass der Betrachter sich individuelle Sichten zusammenstellt, die eine organisatorische (z.B. Abteilungen, Divisionen etc.) oder aufgabenspezifische (z.B. Anwendungsentwickler, Administratoren etc.) Trennung der Mitarbeiter vorsieht. Im Ganzen entsteht ein vollkommen neuer Ansatz der Betrachtungsweise, der dazu verhilft einen schnelleren Überblick zu erhalten.

• Einblick in die Abwesenheiten weiterer Organisationsebenen

Eine Sekretärin einer leitenden Stelle sagte mir vor kurzem folgendes: „Der Chef bittet mich immer häufiger die Planung der An- und Abwesenheiten vorzunehmen. Jedes Mal muss ich mich dazu aus dem Portal abmelden und mich mit seinem Benutzer wieder anmelden, um dies zu erledigen. Gibt es da nicht eine andere Lösung?“. Die viele Arbeit, die in Benutzerrollen und Benutzerkonzepte investiert wurde, ist in weniger als zwei Sätzen hinüber. Mit der Möglichkeit einem einzelnen Mitarbeiter die Einsicht in die Abwesenheiten weiterer Organisationsebenen zu gewähren, macht es für diese Sekretärin einfacher eine solche Planungsarbeit zu übernehmen und darüber hinaus lässt es die SAP Basis-Abteilung ruhiger schlafen. Konkreter lässt es sich sogar bestimmen, dass die Sekretärin nicht die Berechtigung für die Einsicht in eine ganze Organisationsebene besitzt, sondern ihr lediglich die Einsicht auf die Abwesenheiten eines einzelnen, bestimmten Mitarbeiters gewährt wird.

• Anbindung und Visualisierung der positiven Zeitwirtschaft

Ein hoher Digitalisierungsgrad schützt leider nicht vor Dokumenten die persönlich unterschrieben werden müssen. Somit entstehen in Prozessen trotz allem, Dokumente die Medienbrüche nach sich ziehen und einen Ausdruck sowie eine persönliche Unterschrift eines bestimmten Mitarbeiters erfordern. Ob der Mitarbeiter anwesend ist, lässt sich im Teamkalender einfach erkennen. Ob der Mitarbeiter gerade an seinem Arbeitsplatz sitzt oder beim Frühstück, dies ist nur zu erraten. Doppelte und dreifache Laufwege für eine persönliche Unterschrift sind da keine Seltenheit. Die Folge sind zu hohe Prozesskosten – auch wenn die Sekretärin, für die persönliche Unterschrift, über den Flur joggt. Aus diesem Grund erhält die Funktionserweiterung zum Teamkalender eine Visualisierung, die die positive Zeitwirtschaft einbindet und es erlaubt aus dem Teamkalender die gegenwärtige Anwesenheit abzulesen.

• Filtern nach Abwesenheitsarten

Schon in dem Punkt „Selektion eines freien Intervalls zur Darstellung“ wurde erwähnt, dass der Anwender einer Informationsüberflutung ausgesetzt ist. Diese Flut von Informationen betrifft auch die angezeigten Abwesenheitsarten. Der Anwender kann bei einer Vielzahl von Abwesenheiten nicht mehr entscheidungsrelevante Informationen filtern, da alle Abwesenheiten in der Teamkalenderdarstellung auf die gleiche Art visualisiert werden. Selbst die technische Unterstützung mittels eines BAPI´s die Abwesenheiten verschiedenfarbig zu visualisieren trifft nicht den Kern des Problems, dass zu viele Abwesenheiten die Lesbarkeit erschweren. Eine Filterung nach Abwesenheitsarten soll dem Anwender diejenigen Informationen anzeigen, die er auch wirklich benötigt. Dazu kann der Anwender in einem Dialog die Abwesenheitsarten auswählen und die Filterung beliebig ein- und ausschalten. Entscheidungsprozesse werden dadurch unterstützt und die Funktion bietet einen Mehrwert in Form einer deutlichen Zeitersparnis bzw. vereinfachten Lesbarkeit der Visualisierung.

Dieser Artikel wurde verfasst von Armin Dizdarevic.

Ich möchte hier einen kurzen Überblick über die wichtigsten Neuerungen des Enhancement Package 5 für ESS zusammenfassend darstellen:

• ESS-Services basieren vollständig auf der WebDynpro für ABAP Technologie (WD4A) und Floor Plan Manager (FPM)
• Die mit EHP5 als letzte umgestellte Services sind:
• Abwesenheitsantrag
• Teamkalender

Vorteile:

• Geringere Infrastrukturkosten, da der Java-Stack entfallen kann, wenn man den NetWeaver Business Client einsetzt.
• Einfachere Anpassbarkeit der Services, da Quelloffen diese durch WD4A anpassbar sind.
• Mehr Clients für ESS/MSS:
• SAP NetWeaver Portal (alt; Java-Stack)
• SAP NetWeaver Business Client for HTML (NWBC (neu), ab SAP NetWeaver 7.02 SP03 (besser noch höher, am Besten NetWeaver 7.3.)

Dieser How-To Guide beschreibt, wie die Service-Komponente des Teamkalenders als eigenständiger Service im ESS eingebunden werden kann. In einigen ESS Szenarios wie z.B. der  Abwesenheitsantrag (Leave Request)  ist der Teamkalender fest in das WebDynPro-IView integriert. Dort verhält sich der Teamkalender aber nicht unbedingt wie erwartet. Wenn die Maus über eine entsprechende Abwesenheit ruht wird ein Tooltip angezeigt. Als Teammitglied wird nur die Information angezeigt, dass ein Teamkollege an diesem Tag abwesend ist, aber nicht aus welchem Grund. Die Tooltips werden so dargestellt, dass nur man selbst seine eigenen Abwesenheitsgründe angezeigt bekommt, aber nicht die  eines Teamkollegens. Ganz anders verhält sich der Teamkalender wenn eine solche Abwesenheit selektiert wird. Im unteren Teil des iViews wird die selektierte Abwesenheit detaillierter mit Grund, Zeitraum, Stunden und Kommentar angezeigt. Hier wird aber auch der Abwesenheitsgrund von Abwesenheiten angezeigt, die oben im Tooltipp-Text ausgeblendet wurden, wie die von Teamkollegen.

Dieser How-To Guide beschreibt nicht nur, wie man den Teamkalender als eigener ESS-Service (Szenario) im Portal integriert sondern auch, wie in den bestehenden ESS-Szenarien in denen der Teamkalender eingebettet ist, verhindert wird, dass Abwesenheitsgründe von Teamkollegen für Teammitglieder angezeigt werden.

How-to-Guide zum Download: TeamCalender als eigenständiges ESS-Szenario (PDF)

Über die UWL(Universal-Worklist) des SAP NetWeaver Portals ist es möglich Anträge wie z.B. einen Abwesenheitsantrag zu genehmigen. Wird ein Abwesenheitsantrag im SAP Standard erstellt und ist im Customizing ein Workflow zur Abwesenheitsart hinterlegt, wird ein Workitem erstellt und dieses z.B. dem Vorgesetzten zugesendet. Dieses Workitem wird in der UWL des Vorgesetzten angezeigt und kann dort direkt bearbeitet werden.

Beim SAP Standardworkflow für Belege(WF12300111) wird dazu ein WebDynPro geöffnet und der Vorgesetzte kann sich den Abwesenheitsantrag zur Entscheidungsfindung detaillierter betrachten. Bei einer Masse von zu genehmigen Anträgen nimmt diese Vorgehensweise aber schnell viel Zeit in Anspruch. Aus diesem Grund bietet sich eine Massengenehmigung für Belege wie die Abwesenheit(Englisch: Leave Request) oder Zeitbuchungskorrektur(Englisch: Clock-In / Out Corrections) an.

Über die UWL(Universal Worklist)-Massengenehmigung soll Vorgesetzten ermöglicht werden, mehrere Abwesenheitsanträge bzw. Zeitbuchungskorrekturanträge gleichzeitig zu bearbeiten.

How-to-Guide zum Download:  UWL Massengenehmigung (PDF)