Setzen Sie den SAP Teamkalender bei sich ein? Haben Sie im ESS (Employee-Self-Services) bereits auf die Abwesenheit eines Arbeitskollegen geklickt? Dann werden Sie sicherlich festgestellt haben, dass Sie die Abwesenheit des Arbeitskollegen schön in Klartext lesen können. Sie finden so heraus, dass der Arbeitskollege letzte Woche wegen einer Grippe Krank war, oder Urlaub nimmt, um nach Holland zum Zelten zu fahren.

Unschön ist das allemal, vor allem, wenn Sie einen Betriebsrat haben und dieser dieses Datenleck rausfindet.

Ich kann Ihnen leider nicht sagen, warum die SAP diese Möglichkeit so offen gelassen hat. Ich nehme aber mal an, dass der einzige Grund darin besteht, dass ein und dieselbe Applikation aus verschiedenen Sichtweisen aufgerufen wird. Mal aus der Sicht des Vorgesetzten, der natürlich gerne Wissen will, dass der Mitarbeiter im Urlaub geht und durch die Notiz auch herausfinden möchte, ob der Urlaub evt. in einer kritischen Projektphase verschiebbar ist, mal aber auch im Abwesenheitsantrag im ESS für die Arbeitskollegen und wieder ein andermal im CATS Arbeitszeitblatt.

Um aber diesem Problem Abhilfe zu schaffen, soll der folgende Quellcode dienen, den Sie ganz einfach über ein Enhancement Point hinzufügen können.

Funktionsbaustein:  PT_ARQ_REQUEST_PREPARE

Einen Enhancement Point am Ende des Funktionsbausteins setzen und folgenden Quellcode einfügen: Quellcode zum anonyimiseren des Teamkalenders als PDF downdoaden

Ich möchte Ihnen hiermit eine neue und einfachere Möglichkeit vorstellen, wie der Teamkalender als separaten Service in die SAP Employee-Self-Services (ESS) eingebunden werden kann.

Der folgende Weg kann für alle ESS Versionen von 1.0 bis 1.4 verwendet werden.

1. Wenn Sie ESS/MSS installiert haben, finden Sie im Portal-Content der Contentadministration unter dem Ordner “Von SAP bereitgestellter Content” den Ordner “line_manager” in diesem finden Sie unter “HCM->Iviews” irgendwann auch den Teamkalender (engl. Teamview). Bei diesem IView handelt es sich um den Teamkalender den Sie im Reiter “Team” im Manager-Self-Service (MSS) wiederfinden. Um diesen Service im ESS zur Verfügung zu stellen, sollten Sie ihn in Ihr eigenes PCD-Verzeichnis kopieren und eben fix die ID des Objektes abändern.
2. Nun öffnen Sie das Iview und geben in den Iview Eigenschaften des Teamkalenders unter der Eigenschaft “Applikationsparameter” folgende Parameter an:  “sap.xss.lea.groupname=ESS_LEA_EE&sap.xss.lea.grouptype=V”.
3. Anschließend binden Sie das Iview über eine Ressource und einen Service in das Homepage-Framework im Backend ein. In Ihrer ESS-Rolle in der ESS-Übersicht finden Sie anschließend unter dem von Ihnen ausgesuchten Bereich den Service Eintrag zum Teamkalender.
4. Wenn Sie den Service auswählen, werden Sie sehen, dass dieser exakt die gleichen Sicht auf das Team darstellt, wie Sie die unter dem Service “Abwesenheitsantrag” finden werden.

Aber warum ist das so?

Es liegt an den Applikationsparameter den wir dem Iview mit auf dem Weg gegeben haben. Der Teamkalender kann aus verschiedenen Sichtweisen (Modus) aufgerufen werden. Hinter jedem Modus wird im Customizing des Teamkalenders (IMG-Knoten “Mitarbeiter auswählen”) eine sogenannte Viewgroup hinterlegt. Wir haben über den Applikationsparameter die SAP-Standard Viewgroup “ESS_LEA_EE” (die von der SAP ausgeliefert wird) angegeben. Mit dieser Viewgroup wird auch standardmäßig der Teamkalender im Abwesenheitsantrag aufgerufen. Hinter der Viewgroup liegt über den Daten- und Objektprovider ein Auswertungsweg aus dem Organisationsmanagement, der aussagt, welche  Personen im Teamkalender anzeigt werden sollen. Denkbar wäre hier, einen eigenen Auswertungsweg zu definieren und diesen über die Viewgroup in den Teamkalender zu hinterlegen. Denkbar wäre in diesem Zusammenhang auch, dass der Teamkalender mehrere Sichten (Auswertungswege) anbietet. Als Beispiel dient hier der SAP Standard MSS Teamkalender, der auf die Organisation auch zwei Sichten bietet “alle Mitarbeiter” und “direkt unterstellte Mitarbeiter”.  Solche Funktionserweiterungen wären so im ESS auch möglich.

Ich hoffe Ihnen hat dieser Tipp weiter gebracht, wenn ja, dann lassen Sie es mich wissen. Vielen Dank!

SAP ESS/MSS Teamkalender wird im SAP Standard hauptsächlich im Manager-Self-Service(MSS) von den Kunden eingesetzt. Hat man ihn einmal eingeführt wünscht man sich schnell weitere Funktionen. Gerade von EhP 1 bis EhP 4 kommen so Wünsche auf wie z.B. den Teamkalender mal auszudrucken, oder sich übersichtlich die Abwesenheitssituation während der Sommerferien oder  über den Jahreswechsel anzusehen. Hier stößt leider der Standard an seine Grenzen. Dies hat auch die SAP erkannt und im EhP 5 den Teamkalender erweitert.

Die neuen Funktionen im EhP5 sind:

• Umstellung auf WebDynpro für ABAP (WD4A)
• Darstellungszeitraum ist nun monatsweise, quartalsweise und über ein ganzes Jahr möglich
• Angemeldeter Benutzer steht an erster Stelle
• Sortierung absteigend und aufsteigend möglich
• Es werden die arbeitsfreien Tage angezeigt
• Drucken des Teamkalenders

Dies sind schon eine ganze Reihe von Neuerungen. Aber was ist wenn man als Kunde noch auf EhP 1 bis 4 ist, oder sogar noch kein EhP im Einsatz hat? Was ist wenn man sich eigentlich noch mehr Funktionen wünscht, wie z.B. ein Filter nach Abwesenheitsarten oder den Betrachtungszeitraum variable pflegen möchte.

Aus diesem Grund haben wir den “mindsquare Teamkalender” entwickelt:

Die Funktionen des mindsquare Teamkalenders:

• Vollständig auf WebDynpro für ABAP (WD4A) entwickelt
• Basiert vollständig auf den SAP Standard Customizing-Einstellungen
• Darstellungszeitraum ist frei und variable anpassbar. Sie können 1 Tag, die Sommerferien oder mehrere Jahre betrachten.
• Filtermöglichkeiten z.B. nach Abwesenheitsart
• Drucken des Teamkalenders in dem variable ausgewählten Darstellungszeitraum
• Erstellen von individuellen Sichten. Sie können einen individuellen Teamkalender nur mit ihren bevorzugten Mitarbeitern erstellen z.B. ein Teamkalender mit allen Abteilungsleitern und ihren Stellvertretern.
• Definition von organisatorischen Ausnahmen. Sieckönnen zentral Ausnahmen auf organisatorischer Ebene definieren z.B. Ihr Vertriebsleiter darf auch die Mitarbeiter der Abteilung Dienstleistung sehen oder das Sekretariat der Geschäftsführung darf die Geschäftsführer sehen. Diese Ansichten können Sie anschließend auch in einer individuelle Sicht abspeichern.
• Anbindung an die positive Zeitwirtschaft (Infotyp 2011). Sehen Sie über den Teamkalender, ob gerade ein Mitarbeiter im Hause ist oder nicht.
• Anzeige von arbeitsfreien Tagen durch Anbindung an den Werkkalender
• Zusammen mit dem mindsquare Abwesenheitsantrag kann der Teamkalender auch als Urlaubsplaner mit nicht abrechnungsrelevanten Urlauben genutzt werden.
• Des Weiteren können wir den Teamkalender ganz nach Ihren Bedürfnissen anpassen und erweitern.

Ein Beitrag von einem ehemaligen Kollegen, die ich aufgrund reger Nachfrage bei mir hinterlegen möchte:

Der Teamkalender beschreibt mit seiner Funktion die Möglichkeit, einen visuellen Überblick aller Abwesenheiten der eigenen Teammitglieder – im Employee Self-Service – und zusätzlich der direkt unterstellten Mitarbeiter – im Manager Self-Service – zu erhalten. Somit wird den Mitarbeitern auf einen Blick ersichtlich, welche Kollegen eine Abwesenheit planen. Ein sinnvoller Ansatz, um die Unternehmensprozesse und den Informationsbedarf zu unterstützen. Jedoch stellen Personalabteilungen höhere Anforderungen an die Teamkalenderanwendung, mit der Unterstellung, dass die Information von Abwesenheiten einzig und allein nicht ausreicht, um den maximalen Ertrag aus dem Abdeckungsgrad zu erzielen.

Aus Gesprächen mit verschiedenen Kunden wurde mir bewusst, dass der Teamkalender eine beliebte Anwendung des Employee Self-Service ist, aber jeder Kunde seine eigenen Vorstellungen von ergänzendem Funktionsumfang besitzt. Die Analyse des Teamkalenders im „Enhancement Package 5“ zeigt, dass sich auch die SAP mit weiteren Funktionen und einem höheren Informationsgehalt im Teamkalender beschäftigt hat.  Folgende Neuerungen sind mir dabei aufgefallen:

• Änderungen im Darstellungszeitraum nach Monat, Quartal oder Jahr
• Angezeigte Mitarbeiter können absteigend oder aufsteigend sortiert werden
• Visualisierung von arbeitsfreien Tagen
• Drucken der Visualisierung

Im Ganzen fällt die Liste der Innovationen des „Enhancement Package 5“  für den Teamkalender eher mäßig aus. Aus diesem Grund wurden von mir aktiv Anwender angesprochen, um Verbesserungsvorschläge für eine Teamkalenderanwendung zu sammeln, die den Anforderungen des täglichen Informationsbedarfs gerecht wird.  Nach mehrtägigen Recherchen entstand der Soll-Zustand. Eine neue Teamkalenderanwendung sollte nicht nur den Funktionsumfang aus dem „Enhancement Package 5“ besitzen, sondern darüber hinaus nachfolgende Funktionen implementieren.

• Selektion eines freien Intervalls zur Darstellung (Startdatum / Enddatum)
• Konfiguration von individuellen Sichten
• Einblick in die Abwesenheiten weiterer Organisationsebenen
• Anbindung und Visualisierung der positiven Zeitwirtschaft
• Filtern nach Abwesenheitsarten

Die Idee für ein Beratungsprodukt sei geboren. Begleiten Sie mich in diesem Blog auf die Entwicklungsreise einer neuen Teamkalenderanwendung mit erweiterten Funktionen oder werfen Sie einen Blick auf das Ergebnis und lassen Sie es sich schon heute persönlich vorstellen.

Dieser Text wurde verfasst von Armin Dizdarevic.