Klassische SAP HR Personalbeschaffung (PE) mit Web-Verwaltung? Bisher war so etwas noch nicht möglich, nun schon. Denn die mindsquare bietet im HR Bereich ein neues Beratungsprodukt an. Das Portfolio wird im Talent-Management um eine verbesserte Personalbeschaffung (PE) erweitert. Das neue Beratungsprodukt liefert Funktionalitäten, die ansonsten nur E-Recuriting von der SAP liefern, nur mit dem Vorteil, dass das neue Beratungsprodukt vollständig auf der klassischen SAP Personalbeschaffung (PE) basiert und damit eine Alternative zum E-Recruiting ist.

Bisher war es so, dass der klassische Bewerbungsprozess sich in der klassischen Personalbeschaffung (PE) des Talent-Managements über mehrere Transaktionen hinweg zog und der Prozess damit intransparent wurde. Anwender mussten umfänglich geschult werden, um Bewerber im SAP HR System verwalten zu können. Mit dem mindsquare Bewerbermanagement on SAP wird der klassische Bewerberprozess nun transparenter, schlanker und schneller.

Ihr Nutzen:

• Intuitiver, schneller und schlanker Bewerbungsprozess auf Basis der klassischen SAP Personalbeschaffung. Durch die intuitiv zu bedienbare Oberfläche und dem transparent dargestellten Prozess wird die Bewerberverwaltung einfacher und schneller und dadurch kostengünstiger für Sie.
• Ihre Personalabteilung erhält aber nicht nur eine neue Oberfläche, die das Verwalten einfacher macht; auch die Erfassung der Bewerber wird durch das neue Bewerberportal vereinfacht. Mit diesem pflegen die Bewerber ihre eigenen Daten und ersparen so das Abtippen oder Einscannen der Bewerbungsdaten in das SAP System.
• Durch das nicht mehr benötigte Microsoft Word zur Bearbeitung von Korrespondenzen werden auch noch Lizenzkosten eingespart.

Bewerberverwaltung – Suche, Darstellung der Vakanzen und Bewerber

Der Funktionsumfang im Überblick:

• Webbasierte Verwaltung der Bewerber, Vakanzen und Korrespondenzen
• Basiert nur auf der Technologie von Webdynpro ABAP und JavaScript. Kein Flash etc. notwendig!
• Erstellung von Korrespondenzen direkt im Browser ohne MS Word, aber mit Brief- und Serienbrieffunktion
• Hinterlegung von Briefpapier und Export der Briefe in eine PDF-Datei
• Bewerber kann sich über ein Bewerberportal auf eine offene Vakanz und Stellenausschreibung bewerben. Er pflegt über das webbasierte Portal seine Daten direkt in das Bewerbersystem (Optional mit Freigabeprozess) ein.
• Such- und Filtermöglichkeiten
• Volle Integration in das Modul PA durch Bewerbereinstellungsmaßnahme
• Alle Bewerberdaten werden in dem SAP Modul Personalbeschaffung (PE) abgespeichert. Eine Bearbeitung aus dem Backend ist weiterhin möglich.
• Massenbearbeitung von Bewerbern möglich. Mehrere Bewerber einladen, ihnen absagen oder antworten.

Bewerberdaten im Detail

Anfertigen von Korrespondenzen für Serienbriefe

Massenbearbeitung von Bewerbern

Setzen Sie den SAP Teamkalender bei sich ein? Haben Sie im ESS (Employee-Self-Services) bereits auf die Abwesenheit eines Arbeitskollegen geklickt? Dann werden Sie sicherlich festgestellt haben, dass Sie die Abwesenheit des Arbeitskollegen schön in Klartext lesen können. Sie finden so heraus, dass der Arbeitskollege letzte Woche wegen einer Grippe Krank war, oder Urlaub nimmt, um nach Holland zum Zelten zu fahren.

Unschön ist das allemal, vor allem, wenn Sie einen Betriebsrat haben und dieser dieses Datenleck rausfindet.

Ich kann Ihnen leider nicht sagen, warum die SAP diese Möglichkeit so offen gelassen hat. Ich nehme aber mal an, dass der einzige Grund darin besteht, dass ein und dieselbe Applikation aus verschiedenen Sichtweisen aufgerufen wird. Mal aus der Sicht des Vorgesetzten, der natürlich gerne Wissen will, dass der Mitarbeiter im Urlaub geht und durch die Notiz auch herausfinden möchte, ob der Urlaub evt. in einer kritischen Projektphase verschiebbar ist, mal aber auch im Abwesenheitsantrag im ESS für die Arbeitskollegen und wieder ein andermal im CATS Arbeitszeitblatt.

Um aber diesem Problem Abhilfe zu schaffen, soll der folgende Quellcode dienen, den Sie ganz einfach über ein Enhancement Point hinzufügen können.

Funktionsbaustein:  PT_ARQ_REQUEST_PREPARE

Einen Enhancement Point am Ende des Funktionsbausteins setzen und folgenden Quellcode einfügen: Quellcode zum anonyimiseren des Teamkalenders als PDF downdoaden

SAP ESS/MSS Teamkalender wird im SAP Standard hauptsächlich im Manager-Self-Service(MSS) von den Kunden eingesetzt. Hat man ihn einmal eingeführt wünscht man sich schnell weitere Funktionen. Gerade von EhP 1 bis EhP 4 kommen so Wünsche auf wie z.B. den Teamkalender mal auszudrucken, oder sich übersichtlich die Abwesenheitssituation während der Sommerferien oder  über den Jahreswechsel anzusehen. Hier stößt leider der Standard an seine Grenzen. Dies hat auch die SAP erkannt und im EhP 5 den Teamkalender erweitert.

Die neuen Funktionen im EhP5 sind:

• Umstellung auf WebDynpro für ABAP (WD4A)
• Darstellungszeitraum ist nun monatsweise, quartalsweise und über ein ganzes Jahr möglich
• Angemeldeter Benutzer steht an erster Stelle
• Sortierung absteigend und aufsteigend möglich
• Es werden die arbeitsfreien Tage angezeigt
• Drucken des Teamkalenders

Dies sind schon eine ganze Reihe von Neuerungen. Aber was ist wenn man als Kunde noch auf EhP 1 bis 4 ist, oder sogar noch kein EhP im Einsatz hat? Was ist wenn man sich eigentlich noch mehr Funktionen wünscht, wie z.B. ein Filter nach Abwesenheitsarten oder den Betrachtungszeitraum variable pflegen möchte.

Aus diesem Grund haben wir den “mindsquare Teamkalender” entwickelt:

Die Funktionen des mindsquare Teamkalenders:

• Vollständig auf WebDynpro für ABAP (WD4A) entwickelt
• Basiert vollständig auf den SAP Standard Customizing-Einstellungen
• Darstellungszeitraum ist frei und variable anpassbar. Sie können 1 Tag, die Sommerferien oder mehrere Jahre betrachten.
• Filtermöglichkeiten z.B. nach Abwesenheitsart
• Drucken des Teamkalenders in dem variable ausgewählten Darstellungszeitraum
• Erstellen von individuellen Sichten. Sie können einen individuellen Teamkalender nur mit ihren bevorzugten Mitarbeitern erstellen z.B. ein Teamkalender mit allen Abteilungsleitern und ihren Stellvertretern.
• Definition von organisatorischen Ausnahmen. Sieckönnen zentral Ausnahmen auf organisatorischer Ebene definieren z.B. Ihr Vertriebsleiter darf auch die Mitarbeiter der Abteilung Dienstleistung sehen oder das Sekretariat der Geschäftsführung darf die Geschäftsführer sehen. Diese Ansichten können Sie anschließend auch in einer individuelle Sicht abspeichern.
• Anbindung an die positive Zeitwirtschaft (Infotyp 2011). Sehen Sie über den Teamkalender, ob gerade ein Mitarbeiter im Hause ist oder nicht.
• Anzeige von arbeitsfreien Tagen durch Anbindung an den Werkkalender
• Zusammen mit dem mindsquare Abwesenheitsantrag kann der Teamkalender auch als Urlaubsplaner mit nicht abrechnungsrelevanten Urlauben genutzt werden.
• Des Weiteren können wir den Teamkalender ganz nach Ihren Bedürfnissen anpassen und erweitern.

SAP Employee Self Service (ESS)  Abwesenheitsantrag wird mit dem EhP 5 der SAP vollständig in der WebDynpro für ABAP Technologie ausgeliefert. Der Vorteil von WebDynpro für ABAP ist, dass der Abwesenheitsantrag ab EhP 5 somit individuell angepasst werden kann.

Wir ermöglichen dies aber auch bereits ohne EhP 5, nämlich  mit dem mindsquare Abwesenheitsantrag.

Kommen wir kurz zum erweiterten Funktionsumfang gegenüber den SAP Standard ESS Abwesenheitsantrag auf WebDynpro für Java Technologie:

• Er ist vollständig auf WebDynpro für ABAP entwickelt und kann somit individuell erweitert werden.
• Basiert vollständig auf dem SAP Standard Customizing-Einstellungen
• Er erlaubt das erfassen mehrerer Abwesenheiten in einem Schritt. Gerade wenn es bei Ihnen mehrere Abwesenheiten gibt, warum ein Mitarbeiter nicht da sein kann z.B. weil er neben Urlaub auch Anspruch auf Gleitzeitausgleich hat, kann er mit dem mindsquare Abwesenheitsantrag seine Urlaubswoche in einem Schritt planen und absenden.
• Zudem enthält er die Funktion nicht abrechnungsrelevanten Urlaub anzulegen, um Urlaub für das gesamte Jahr zu planen. Wenn Sie z.B. am Anfang des Jahres innerhalb der Abteilung Ihre Jahresurlaube planen möchten, diese aber nicht abrechnungsrelevant werden sollen hilft Ihnen diese Funktion dabei weiter. Es handelt sich hierbei um eine Art Pseudo Urlaub der ohne  Auswirkungen auf die Zeit- oder Personalabrechnung angelegt werden kann.
• Volle Integration des mindsquare Teamkalenders.

Mehr Informationen zum mindsquare Teamkalender finden Sie unter:

Mindsquare ESS Abwesenheitsantrag

Ein Beitrag von einem ehemaligen Kollegen, die ich aufgrund reger Nachfrage bei mir hinterlegen möchte:

Im letzten Artikel habe ich beschrieben, um welche Funktionen die Anwendung zum Teamkalender erweitert werden soll, damit der Nutzen maximiert wird. Diese funktionalen Erweiterungen wurden mir von verschiedenen Kunden zugetragen, die den Teamkalender anwenden, sich jedoch über fehlende Prozessunterstützung beklagen. Somit möchte ich in diesem Artikel auf die verschiedenen Erweiterungen eingehen und die Abdeckung mit den täglich stattfindenden Geschäftsprozessen vergleichen.

• Selektion eines freien Intervalls zur Darstellung (Startdatum/Enddatum)

In dem Auslieferungsstandard der SAP existiert lediglich die Möglichkeit einen ganzen Monatsabschnitt in der Darstellung des Teamkalenders anzuzeigen. Aufgrund dieser Inflexibilität kann es für den Betrachter zu einem Informationsmangel (gewünschter Betrachtungswinkel größer als ein Monat) genauso wie zu einer Informationsüberflutung (gewünschter Betrachtungswinkel kleiner als ein Monat) kommen. Somit ist es wünschenswert den individuellen Betrachtungswinkel einzustellen, den der Betrachter auch wirklich benötigt – in Form eines individuellen Datums zum Start sowie zum Ende eines Betrachtungszeitraums.

• Konfiguration von individuellen Sichten

Es ist immer wieder außerordentlich unterhaltsam mit Vorgesetzten zu sprechen, denen sogar die An- und Abwesenheiten der Raumpflegerin oder der studentischen Hilfskraft in ihrer Teamkalenderanwendung visualisiert werden. Dieser Form der Überorganisation kann man mit dem Erstellen von individuellen Sichten entgegenwirken. Eine individuelle Sicht zeigt dem Betrachter lediglich diejenigen Mitarbeiter in der Visualisierung des Teamkalenders an, die er in einem vorherigen Dialog selektiert hat. Somit ist es theoretisch sogar möglich, dass der Betrachter sich individuelle Sichten zusammenstellt, die eine organisatorische (z.B. Abteilungen, Divisionen etc.) oder aufgabenspezifische (z.B. Anwendungsentwickler, Administratoren etc.) Trennung der Mitarbeiter vorsieht. Im Ganzen entsteht ein vollkommen neuer Ansatz der Betrachtungsweise, der dazu verhilft einen schnelleren Überblick zu erhalten.

• Einblick in die Abwesenheiten weiterer Organisationsebenen

Eine Sekretärin einer leitenden Stelle sagte mir vor kurzem folgendes: „Der Chef bittet mich immer häufiger die Planung der An- und Abwesenheiten vorzunehmen. Jedes Mal muss ich mich dazu aus dem Portal abmelden und mich mit seinem Benutzer wieder anmelden, um dies zu erledigen. Gibt es da nicht eine andere Lösung?“. Die viele Arbeit, die in Benutzerrollen und Benutzerkonzepte investiert wurde, ist in weniger als zwei Sätzen hinüber. Mit der Möglichkeit einem einzelnen Mitarbeiter die Einsicht in die Abwesenheiten weiterer Organisationsebenen zu gewähren, macht es für diese Sekretärin einfacher eine solche Planungsarbeit zu übernehmen und darüber hinaus lässt es die SAP Basis-Abteilung ruhiger schlafen. Konkreter lässt es sich sogar bestimmen, dass die Sekretärin nicht die Berechtigung für die Einsicht in eine ganze Organisationsebene besitzt, sondern ihr lediglich die Einsicht auf die Abwesenheiten eines einzelnen, bestimmten Mitarbeiters gewährt wird.

• Anbindung und Visualisierung der positiven Zeitwirtschaft

Ein hoher Digitalisierungsgrad schützt leider nicht vor Dokumenten die persönlich unterschrieben werden müssen. Somit entstehen in Prozessen trotz allem, Dokumente die Medienbrüche nach sich ziehen und einen Ausdruck sowie eine persönliche Unterschrift eines bestimmten Mitarbeiters erfordern. Ob der Mitarbeiter anwesend ist, lässt sich im Teamkalender einfach erkennen. Ob der Mitarbeiter gerade an seinem Arbeitsplatz sitzt oder beim Frühstück, dies ist nur zu erraten. Doppelte und dreifache Laufwege für eine persönliche Unterschrift sind da keine Seltenheit. Die Folge sind zu hohe Prozesskosten – auch wenn die Sekretärin, für die persönliche Unterschrift, über den Flur joggt. Aus diesem Grund erhält die Funktionserweiterung zum Teamkalender eine Visualisierung, die die positive Zeitwirtschaft einbindet und es erlaubt aus dem Teamkalender die gegenwärtige Anwesenheit abzulesen.

• Filtern nach Abwesenheitsarten

Schon in dem Punkt „Selektion eines freien Intervalls zur Darstellung“ wurde erwähnt, dass der Anwender einer Informationsüberflutung ausgesetzt ist. Diese Flut von Informationen betrifft auch die angezeigten Abwesenheitsarten. Der Anwender kann bei einer Vielzahl von Abwesenheiten nicht mehr entscheidungsrelevante Informationen filtern, da alle Abwesenheiten in der Teamkalenderdarstellung auf die gleiche Art visualisiert werden. Selbst die technische Unterstützung mittels eines BAPI´s die Abwesenheiten verschiedenfarbig zu visualisieren trifft nicht den Kern des Problems, dass zu viele Abwesenheiten die Lesbarkeit erschweren. Eine Filterung nach Abwesenheitsarten soll dem Anwender diejenigen Informationen anzeigen, die er auch wirklich benötigt. Dazu kann der Anwender in einem Dialog die Abwesenheitsarten auswählen und die Filterung beliebig ein- und ausschalten. Entscheidungsprozesse werden dadurch unterstützt und die Funktion bietet einen Mehrwert in Form einer deutlichen Zeitersparnis bzw. vereinfachten Lesbarkeit der Visualisierung.

Dieser Artikel wurde verfasst von Armin Dizdarevic.

Ein Beitrag von einem ehemaligen Kollegen, die ich aufgrund reger Nachfrage bei mir hinterlegen möchte:

Der Teamkalender beschreibt mit seiner Funktion die Möglichkeit, einen visuellen Überblick aller Abwesenheiten der eigenen Teammitglieder – im Employee Self-Service – und zusätzlich der direkt unterstellten Mitarbeiter – im Manager Self-Service – zu erhalten. Somit wird den Mitarbeitern auf einen Blick ersichtlich, welche Kollegen eine Abwesenheit planen. Ein sinnvoller Ansatz, um die Unternehmensprozesse und den Informationsbedarf zu unterstützen. Jedoch stellen Personalabteilungen höhere Anforderungen an die Teamkalenderanwendung, mit der Unterstellung, dass die Information von Abwesenheiten einzig und allein nicht ausreicht, um den maximalen Ertrag aus dem Abdeckungsgrad zu erzielen.

Aus Gesprächen mit verschiedenen Kunden wurde mir bewusst, dass der Teamkalender eine beliebte Anwendung des Employee Self-Service ist, aber jeder Kunde seine eigenen Vorstellungen von ergänzendem Funktionsumfang besitzt. Die Analyse des Teamkalenders im „Enhancement Package 5“ zeigt, dass sich auch die SAP mit weiteren Funktionen und einem höheren Informationsgehalt im Teamkalender beschäftigt hat.  Folgende Neuerungen sind mir dabei aufgefallen:

• Änderungen im Darstellungszeitraum nach Monat, Quartal oder Jahr
• Angezeigte Mitarbeiter können absteigend oder aufsteigend sortiert werden
• Visualisierung von arbeitsfreien Tagen
• Drucken der Visualisierung

Im Ganzen fällt die Liste der Innovationen des „Enhancement Package 5“  für den Teamkalender eher mäßig aus. Aus diesem Grund wurden von mir aktiv Anwender angesprochen, um Verbesserungsvorschläge für eine Teamkalenderanwendung zu sammeln, die den Anforderungen des täglichen Informationsbedarfs gerecht wird.  Nach mehrtägigen Recherchen entstand der Soll-Zustand. Eine neue Teamkalenderanwendung sollte nicht nur den Funktionsumfang aus dem „Enhancement Package 5“ besitzen, sondern darüber hinaus nachfolgende Funktionen implementieren.

• Selektion eines freien Intervalls zur Darstellung (Startdatum / Enddatum)
• Konfiguration von individuellen Sichten
• Einblick in die Abwesenheiten weiterer Organisationsebenen
• Anbindung und Visualisierung der positiven Zeitwirtschaft
• Filtern nach Abwesenheitsarten

Die Idee für ein Beratungsprodukt sei geboren. Begleiten Sie mich in diesem Blog auf die Entwicklungsreise einer neuen Teamkalenderanwendung mit erweiterten Funktionen oder werfen Sie einen Blick auf das Ergebnis und lassen Sie es sich schon heute persönlich vorstellen.

Dieser Text wurde verfasst von Armin Dizdarevic.