Klassische SAP HR Personalbeschaffung (PE) mit Web-Verwaltung? Bisher war so etwas noch nicht möglich, nun schon. Denn die mindsquare bietet im HR Bereich ein neues Beratungsprodukt an. Das Portfolio wird im Talent-Management um eine verbesserte Personalbeschaffung (PE) erweitert. Das neue Beratungsprodukt liefert Funktionalitäten, die ansonsten nur E-Recuriting von der SAP liefern, nur mit dem Vorteil, dass das neue Beratungsprodukt vollständig auf der klassischen SAP Personalbeschaffung (PE) basiert und damit eine Alternative zum E-Recruiting ist.

Bisher war es so, dass der klassische Bewerbungsprozess sich in der klassischen Personalbeschaffung (PE) des Talent-Managements über mehrere Transaktionen hinweg zog und der Prozess damit intransparent wurde. Anwender mussten umfänglich geschult werden, um Bewerber im SAP HR System verwalten zu können. Mit dem mindsquare Bewerbermanagement on SAP wird der klassische Bewerberprozess nun transparenter, schlanker und schneller.

Ihr Nutzen:

• Intuitiver, schneller und schlanker Bewerbungsprozess auf Basis der klassischen SAP Personalbeschaffung. Durch die intuitiv zu bedienbare Oberfläche und dem transparent dargestellten Prozess wird die Bewerberverwaltung einfacher und schneller und dadurch kostengünstiger für Sie.
• Ihre Personalabteilung erhält aber nicht nur eine neue Oberfläche, die das Verwalten einfacher macht; auch die Erfassung der Bewerber wird durch das neue Bewerberportal vereinfacht. Mit diesem pflegen die Bewerber ihre eigenen Daten und ersparen so das Abtippen oder Einscannen der Bewerbungsdaten in das SAP System.
• Durch das nicht mehr benötigte Microsoft Word zur Bearbeitung von Korrespondenzen werden auch noch Lizenzkosten eingespart.

Bewerberverwaltung – Suche, Darstellung der Vakanzen und Bewerber

Der Funktionsumfang im Überblick:

• Webbasierte Verwaltung der Bewerber, Vakanzen und Korrespondenzen
• Basiert nur auf der Technologie von Webdynpro ABAP und JavaScript. Kein Flash etc. notwendig!
• Erstellung von Korrespondenzen direkt im Browser ohne MS Word, aber mit Brief- und Serienbrieffunktion
• Hinterlegung von Briefpapier und Export der Briefe in eine PDF-Datei
• Bewerber kann sich über ein Bewerberportal auf eine offene Vakanz und Stellenausschreibung bewerben. Er pflegt über das webbasierte Portal seine Daten direkt in das Bewerbersystem (Optional mit Freigabeprozess) ein.
• Such- und Filtermöglichkeiten
• Volle Integration in das Modul PA durch Bewerbereinstellungsmaßnahme
• Alle Bewerberdaten werden in dem SAP Modul Personalbeschaffung (PE) abgespeichert. Eine Bearbeitung aus dem Backend ist weiterhin möglich.
• Massenbearbeitung von Bewerbern möglich. Mehrere Bewerber einladen, ihnen absagen oder antworten.

Bewerberdaten im Detail

Anfertigen von Korrespondenzen für Serienbriefe

Massenbearbeitung von Bewerbern

Setzen Sie den SAP Teamkalender bei sich ein? Haben Sie im ESS (Employee-Self-Services) bereits auf die Abwesenheit eines Arbeitskollegen geklickt? Dann werden Sie sicherlich festgestellt haben, dass Sie die Abwesenheit des Arbeitskollegen schön in Klartext lesen können. Sie finden so heraus, dass der Arbeitskollege letzte Woche wegen einer Grippe Krank war, oder Urlaub nimmt, um nach Holland zum Zelten zu fahren.

Unschön ist das allemal, vor allem, wenn Sie einen Betriebsrat haben und dieser dieses Datenleck rausfindet.

Ich kann Ihnen leider nicht sagen, warum die SAP diese Möglichkeit so offen gelassen hat. Ich nehme aber mal an, dass der einzige Grund darin besteht, dass ein und dieselbe Applikation aus verschiedenen Sichtweisen aufgerufen wird. Mal aus der Sicht des Vorgesetzten, der natürlich gerne Wissen will, dass der Mitarbeiter im Urlaub geht und durch die Notiz auch herausfinden möchte, ob der Urlaub evt. in einer kritischen Projektphase verschiebbar ist, mal aber auch im Abwesenheitsantrag im ESS für die Arbeitskollegen und wieder ein andermal im CATS Arbeitszeitblatt.

Um aber diesem Problem Abhilfe zu schaffen, soll der folgende Quellcode dienen, den Sie ganz einfach über ein Enhancement Point hinzufügen können.

Funktionsbaustein:  PT_ARQ_REQUEST_PREPARE

Einen Enhancement Point am Ende des Funktionsbausteins setzen und folgenden Quellcode einfügen: Quellcode zum anonyimiseren des Teamkalenders als PDF downdoaden

Ich möchte Ihnen hiermit eine neue und einfachere Möglichkeit vorstellen, wie der Teamkalender als separaten Service in die SAP Employee-Self-Services (ESS) eingebunden werden kann.

Der folgende Weg kann für alle ESS Versionen von 1.0 bis 1.4 verwendet werden.

1. Wenn Sie ESS/MSS installiert haben, finden Sie im Portal-Content der Contentadministration unter dem Ordner “Von SAP bereitgestellter Content” den Ordner “line_manager” in diesem finden Sie unter “HCM->Iviews” irgendwann auch den Teamkalender (engl. Teamview). Bei diesem IView handelt es sich um den Teamkalender den Sie im Reiter “Team” im Manager-Self-Service (MSS) wiederfinden. Um diesen Service im ESS zur Verfügung zu stellen, sollten Sie ihn in Ihr eigenes PCD-Verzeichnis kopieren und eben fix die ID des Objektes abändern.
2. Nun öffnen Sie das Iview und geben in den Iview Eigenschaften des Teamkalenders unter der Eigenschaft “Applikationsparameter” folgende Parameter an:  “sap.xss.lea.groupname=ESS_LEA_EE&sap.xss.lea.grouptype=V”.
3. Anschließend binden Sie das Iview über eine Ressource und einen Service in das Homepage-Framework im Backend ein. In Ihrer ESS-Rolle in der ESS-Übersicht finden Sie anschließend unter dem von Ihnen ausgesuchten Bereich den Service Eintrag zum Teamkalender.
4. Wenn Sie den Service auswählen, werden Sie sehen, dass dieser exakt die gleichen Sicht auf das Team darstellt, wie Sie die unter dem Service “Abwesenheitsantrag” finden werden.

Aber warum ist das so?

Es liegt an den Applikationsparameter den wir dem Iview mit auf dem Weg gegeben haben. Der Teamkalender kann aus verschiedenen Sichtweisen (Modus) aufgerufen werden. Hinter jedem Modus wird im Customizing des Teamkalenders (IMG-Knoten “Mitarbeiter auswählen”) eine sogenannte Viewgroup hinterlegt. Wir haben über den Applikationsparameter die SAP-Standard Viewgroup “ESS_LEA_EE” (die von der SAP ausgeliefert wird) angegeben. Mit dieser Viewgroup wird auch standardmäßig der Teamkalender im Abwesenheitsantrag aufgerufen. Hinter der Viewgroup liegt über den Daten- und Objektprovider ein Auswertungsweg aus dem Organisationsmanagement, der aussagt, welche  Personen im Teamkalender anzeigt werden sollen. Denkbar wäre hier, einen eigenen Auswertungsweg zu definieren und diesen über die Viewgroup in den Teamkalender zu hinterlegen. Denkbar wäre in diesem Zusammenhang auch, dass der Teamkalender mehrere Sichten (Auswertungswege) anbietet. Als Beispiel dient hier der SAP Standard MSS Teamkalender, der auf die Organisation auch zwei Sichten bietet “alle Mitarbeiter” und “direkt unterstellte Mitarbeiter”.  Solche Funktionserweiterungen wären so im ESS auch möglich.

Ich hoffe Ihnen hat dieser Tipp weiter gebracht, wenn ja, dann lassen Sie es mich wissen. Vielen Dank!

SAP ESS/MSS Teamkalender wird im SAP Standard hauptsächlich im Manager-Self-Service(MSS) von den Kunden eingesetzt. Hat man ihn einmal eingeführt wünscht man sich schnell weitere Funktionen. Gerade von EhP 1 bis EhP 4 kommen so Wünsche auf wie z.B. den Teamkalender mal auszudrucken, oder sich übersichtlich die Abwesenheitssituation während der Sommerferien oder  über den Jahreswechsel anzusehen. Hier stößt leider der Standard an seine Grenzen. Dies hat auch die SAP erkannt und im EhP 5 den Teamkalender erweitert.

Die neuen Funktionen im EhP5 sind:

• Umstellung auf WebDynpro für ABAP (WD4A)
• Darstellungszeitraum ist nun monatsweise, quartalsweise und über ein ganzes Jahr möglich
• Angemeldeter Benutzer steht an erster Stelle
• Sortierung absteigend und aufsteigend möglich
• Es werden die arbeitsfreien Tage angezeigt
• Drucken des Teamkalenders

Dies sind schon eine ganze Reihe von Neuerungen. Aber was ist wenn man als Kunde noch auf EhP 1 bis 4 ist, oder sogar noch kein EhP im Einsatz hat? Was ist wenn man sich eigentlich noch mehr Funktionen wünscht, wie z.B. ein Filter nach Abwesenheitsarten oder den Betrachtungszeitraum variable pflegen möchte.

Aus diesem Grund haben wir den “mindsquare Teamkalender” entwickelt:

Die Funktionen des mindsquare Teamkalenders:

• Vollständig auf WebDynpro für ABAP (WD4A) entwickelt
• Basiert vollständig auf den SAP Standard Customizing-Einstellungen
• Darstellungszeitraum ist frei und variable anpassbar. Sie können 1 Tag, die Sommerferien oder mehrere Jahre betrachten.
• Filtermöglichkeiten z.B. nach Abwesenheitsart
• Drucken des Teamkalenders in dem variable ausgewählten Darstellungszeitraum
• Erstellen von individuellen Sichten. Sie können einen individuellen Teamkalender nur mit ihren bevorzugten Mitarbeitern erstellen z.B. ein Teamkalender mit allen Abteilungsleitern und ihren Stellvertretern.
• Definition von organisatorischen Ausnahmen. Sieckönnen zentral Ausnahmen auf organisatorischer Ebene definieren z.B. Ihr Vertriebsleiter darf auch die Mitarbeiter der Abteilung Dienstleistung sehen oder das Sekretariat der Geschäftsführung darf die Geschäftsführer sehen. Diese Ansichten können Sie anschließend auch in einer individuelle Sicht abspeichern.
• Anbindung an die positive Zeitwirtschaft (Infotyp 2011). Sehen Sie über den Teamkalender, ob gerade ein Mitarbeiter im Hause ist oder nicht.
• Anzeige von arbeitsfreien Tagen durch Anbindung an den Werkkalender
• Zusammen mit dem mindsquare Abwesenheitsantrag kann der Teamkalender auch als Urlaubsplaner mit nicht abrechnungsrelevanten Urlauben genutzt werden.
• Des Weiteren können wir den Teamkalender ganz nach Ihren Bedürfnissen anpassen und erweitern.

SAP Employee Self Service (ESS)  Abwesenheitsantrag wird mit dem EhP 5 der SAP vollständig in der WebDynpro für ABAP Technologie ausgeliefert. Der Vorteil von WebDynpro für ABAP ist, dass der Abwesenheitsantrag ab EhP 5 somit individuell angepasst werden kann.

Wir ermöglichen dies aber auch bereits ohne EhP 5, nämlich  mit dem mindsquare Abwesenheitsantrag.

Kommen wir kurz zum erweiterten Funktionsumfang gegenüber den SAP Standard ESS Abwesenheitsantrag auf WebDynpro für Java Technologie:

• Er ist vollständig auf WebDynpro für ABAP entwickelt und kann somit individuell erweitert werden.
• Basiert vollständig auf dem SAP Standard Customizing-Einstellungen
• Er erlaubt das erfassen mehrerer Abwesenheiten in einem Schritt. Gerade wenn es bei Ihnen mehrere Abwesenheiten gibt, warum ein Mitarbeiter nicht da sein kann z.B. weil er neben Urlaub auch Anspruch auf Gleitzeitausgleich hat, kann er mit dem mindsquare Abwesenheitsantrag seine Urlaubswoche in einem Schritt planen und absenden.
• Zudem enthält er die Funktion nicht abrechnungsrelevanten Urlaub anzulegen, um Urlaub für das gesamte Jahr zu planen. Wenn Sie z.B. am Anfang des Jahres innerhalb der Abteilung Ihre Jahresurlaube planen möchten, diese aber nicht abrechnungsrelevant werden sollen hilft Ihnen diese Funktion dabei weiter. Es handelt sich hierbei um eine Art Pseudo Urlaub der ohne  Auswirkungen auf die Zeit- oder Personalabrechnung angelegt werden kann.
• Volle Integration des mindsquare Teamkalenders.

Mehr Informationen zum mindsquare Teamkalender finden Sie unter:

Mindsquare ESS Abwesenheitsantrag

Ein Beitrag von einem ehemaligen Kollegen, die ich aufgrund reger Nachfrage bei mir hinterlegen möchte:

Im letzten Artikel habe ich beschrieben, um welche Funktionen die Anwendung zum Teamkalender erweitert werden soll, damit der Nutzen maximiert wird. Diese funktionalen Erweiterungen wurden mir von verschiedenen Kunden zugetragen, die den Teamkalender anwenden, sich jedoch über fehlende Prozessunterstützung beklagen. Somit möchte ich in diesem Artikel auf die verschiedenen Erweiterungen eingehen und die Abdeckung mit den täglich stattfindenden Geschäftsprozessen vergleichen.

• Selektion eines freien Intervalls zur Darstellung (Startdatum/Enddatum)

In dem Auslieferungsstandard der SAP existiert lediglich die Möglichkeit einen ganzen Monatsabschnitt in der Darstellung des Teamkalenders anzuzeigen. Aufgrund dieser Inflexibilität kann es für den Betrachter zu einem Informationsmangel (gewünschter Betrachtungswinkel größer als ein Monat) genauso wie zu einer Informationsüberflutung (gewünschter Betrachtungswinkel kleiner als ein Monat) kommen. Somit ist es wünschenswert den individuellen Betrachtungswinkel einzustellen, den der Betrachter auch wirklich benötigt – in Form eines individuellen Datums zum Start sowie zum Ende eines Betrachtungszeitraums.

• Konfiguration von individuellen Sichten

Es ist immer wieder außerordentlich unterhaltsam mit Vorgesetzten zu sprechen, denen sogar die An- und Abwesenheiten der Raumpflegerin oder der studentischen Hilfskraft in ihrer Teamkalenderanwendung visualisiert werden. Dieser Form der Überorganisation kann man mit dem Erstellen von individuellen Sichten entgegenwirken. Eine individuelle Sicht zeigt dem Betrachter lediglich diejenigen Mitarbeiter in der Visualisierung des Teamkalenders an, die er in einem vorherigen Dialog selektiert hat. Somit ist es theoretisch sogar möglich, dass der Betrachter sich individuelle Sichten zusammenstellt, die eine organisatorische (z.B. Abteilungen, Divisionen etc.) oder aufgabenspezifische (z.B. Anwendungsentwickler, Administratoren etc.) Trennung der Mitarbeiter vorsieht. Im Ganzen entsteht ein vollkommen neuer Ansatz der Betrachtungsweise, der dazu verhilft einen schnelleren Überblick zu erhalten.

• Einblick in die Abwesenheiten weiterer Organisationsebenen

Eine Sekretärin einer leitenden Stelle sagte mir vor kurzem folgendes: „Der Chef bittet mich immer häufiger die Planung der An- und Abwesenheiten vorzunehmen. Jedes Mal muss ich mich dazu aus dem Portal abmelden und mich mit seinem Benutzer wieder anmelden, um dies zu erledigen. Gibt es da nicht eine andere Lösung?“. Die viele Arbeit, die in Benutzerrollen und Benutzerkonzepte investiert wurde, ist in weniger als zwei Sätzen hinüber. Mit der Möglichkeit einem einzelnen Mitarbeiter die Einsicht in die Abwesenheiten weiterer Organisationsebenen zu gewähren, macht es für diese Sekretärin einfacher eine solche Planungsarbeit zu übernehmen und darüber hinaus lässt es die SAP Basis-Abteilung ruhiger schlafen. Konkreter lässt es sich sogar bestimmen, dass die Sekretärin nicht die Berechtigung für die Einsicht in eine ganze Organisationsebene besitzt, sondern ihr lediglich die Einsicht auf die Abwesenheiten eines einzelnen, bestimmten Mitarbeiters gewährt wird.

• Anbindung und Visualisierung der positiven Zeitwirtschaft

Ein hoher Digitalisierungsgrad schützt leider nicht vor Dokumenten die persönlich unterschrieben werden müssen. Somit entstehen in Prozessen trotz allem, Dokumente die Medienbrüche nach sich ziehen und einen Ausdruck sowie eine persönliche Unterschrift eines bestimmten Mitarbeiters erfordern. Ob der Mitarbeiter anwesend ist, lässt sich im Teamkalender einfach erkennen. Ob der Mitarbeiter gerade an seinem Arbeitsplatz sitzt oder beim Frühstück, dies ist nur zu erraten. Doppelte und dreifache Laufwege für eine persönliche Unterschrift sind da keine Seltenheit. Die Folge sind zu hohe Prozesskosten – auch wenn die Sekretärin, für die persönliche Unterschrift, über den Flur joggt. Aus diesem Grund erhält die Funktionserweiterung zum Teamkalender eine Visualisierung, die die positive Zeitwirtschaft einbindet und es erlaubt aus dem Teamkalender die gegenwärtige Anwesenheit abzulesen.

• Filtern nach Abwesenheitsarten

Schon in dem Punkt „Selektion eines freien Intervalls zur Darstellung“ wurde erwähnt, dass der Anwender einer Informationsüberflutung ausgesetzt ist. Diese Flut von Informationen betrifft auch die angezeigten Abwesenheitsarten. Der Anwender kann bei einer Vielzahl von Abwesenheiten nicht mehr entscheidungsrelevante Informationen filtern, da alle Abwesenheiten in der Teamkalenderdarstellung auf die gleiche Art visualisiert werden. Selbst die technische Unterstützung mittels eines BAPI´s die Abwesenheiten verschiedenfarbig zu visualisieren trifft nicht den Kern des Problems, dass zu viele Abwesenheiten die Lesbarkeit erschweren. Eine Filterung nach Abwesenheitsarten soll dem Anwender diejenigen Informationen anzeigen, die er auch wirklich benötigt. Dazu kann der Anwender in einem Dialog die Abwesenheitsarten auswählen und die Filterung beliebig ein- und ausschalten. Entscheidungsprozesse werden dadurch unterstützt und die Funktion bietet einen Mehrwert in Form einer deutlichen Zeitersparnis bzw. vereinfachten Lesbarkeit der Visualisierung.

Dieser Artikel wurde verfasst von Armin Dizdarevic.

Ein Beitrag von einem ehemaligen Kollegen, die ich aufgrund reger Nachfrage bei mir hinterlegen möchte:

Der Teamkalender beschreibt mit seiner Funktion die Möglichkeit, einen visuellen Überblick aller Abwesenheiten der eigenen Teammitglieder – im Employee Self-Service – und zusätzlich der direkt unterstellten Mitarbeiter – im Manager Self-Service – zu erhalten. Somit wird den Mitarbeitern auf einen Blick ersichtlich, welche Kollegen eine Abwesenheit planen. Ein sinnvoller Ansatz, um die Unternehmensprozesse und den Informationsbedarf zu unterstützen. Jedoch stellen Personalabteilungen höhere Anforderungen an die Teamkalenderanwendung, mit der Unterstellung, dass die Information von Abwesenheiten einzig und allein nicht ausreicht, um den maximalen Ertrag aus dem Abdeckungsgrad zu erzielen.

Aus Gesprächen mit verschiedenen Kunden wurde mir bewusst, dass der Teamkalender eine beliebte Anwendung des Employee Self-Service ist, aber jeder Kunde seine eigenen Vorstellungen von ergänzendem Funktionsumfang besitzt. Die Analyse des Teamkalenders im „Enhancement Package 5“ zeigt, dass sich auch die SAP mit weiteren Funktionen und einem höheren Informationsgehalt im Teamkalender beschäftigt hat.  Folgende Neuerungen sind mir dabei aufgefallen:

• Änderungen im Darstellungszeitraum nach Monat, Quartal oder Jahr
• Angezeigte Mitarbeiter können absteigend oder aufsteigend sortiert werden
• Visualisierung von arbeitsfreien Tagen
• Drucken der Visualisierung

Im Ganzen fällt die Liste der Innovationen des „Enhancement Package 5“  für den Teamkalender eher mäßig aus. Aus diesem Grund wurden von mir aktiv Anwender angesprochen, um Verbesserungsvorschläge für eine Teamkalenderanwendung zu sammeln, die den Anforderungen des täglichen Informationsbedarfs gerecht wird.  Nach mehrtägigen Recherchen entstand der Soll-Zustand. Eine neue Teamkalenderanwendung sollte nicht nur den Funktionsumfang aus dem „Enhancement Package 5“ besitzen, sondern darüber hinaus nachfolgende Funktionen implementieren.

• Selektion eines freien Intervalls zur Darstellung (Startdatum / Enddatum)
• Konfiguration von individuellen Sichten
• Einblick in die Abwesenheiten weiterer Organisationsebenen
• Anbindung und Visualisierung der positiven Zeitwirtschaft
• Filtern nach Abwesenheitsarten

Die Idee für ein Beratungsprodukt sei geboren. Begleiten Sie mich in diesem Blog auf die Entwicklungsreise einer neuen Teamkalenderanwendung mit erweiterten Funktionen oder werfen Sie einen Blick auf das Ergebnis und lassen Sie es sich schon heute persönlich vorstellen.

Dieser Text wurde verfasst von Armin Dizdarevic.

Ich möchte hier einen kurzen Überblick über die wichtigsten Neuerungen des Enhancement Package 5 für ESS zusammenfassend darstellen:

• ESS-Services basieren vollständig auf der WebDynpro für ABAP Technologie (WD4A) und Floor Plan Manager (FPM)
• Die mit EHP5 als letzte umgestellte Services sind:
• Abwesenheitsantrag
• Teamkalender

Vorteile:

• Geringere Infrastrukturkosten, da der Java-Stack entfallen kann, wenn man den NetWeaver Business Client einsetzt.
• Einfachere Anpassbarkeit der Services, da Quelloffen diese durch WD4A anpassbar sind.
• Mehr Clients für ESS/MSS:
• SAP NetWeaver Portal (alt; Java-Stack)
• SAP NetWeaver Business Client for HTML (NWBC (neu), ab SAP NetWeaver 7.02 SP03 (besser noch höher, am Besten NetWeaver 7.3.)

Worum geht es beim Zeitmanagement?

Sie kennen das sicherlich: am Ende des Tages fühlt man sich, als hätte man einen Berg versetzt und wenn man dann auf die Ergebnisse blickt, ist gerade mal das Geröll weggeräumt. Sie verbrauchen viel Zeit und sind mit den Ergebnissen nicht zu frieden? In der Tat verpufft im Arbeitsalltag viel Zeit, weil Ziele fehlen, keine Planung vorhanden ist und Prioritäten nicht gesetzt werden. Bedenken Sie, dass man an vielen Fronten Kriege führen kann, aber sie nicht alle gewinnen kann.

Die Lösung: konsequentes Zeitmanagement!

Zeitmanagement bedeutet aber nicht, mehr Aufgaben in weniger Zeit zu erledigen, sondern sich selbst auf die richtigen Aufgaben zu konzentrieren und diese strukturiert zu erledigen und somit mehr Produktivität zu erzielen sowie einen entspannten Arbeitsalltag zu erleben. Zeitmanagement bedeutet sich selber lernen zu führen!

Was ist die Formel zum Erfolg

Das Pareto Prinzip:

Oft geht viel Zeit verloren, indem man sich um relativ nebensächliche Probleme und Aufgaben kümmert, statt sich auf wenige, dafür aber richtig wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Zwischen Aufwand und Ergebnissen existiert aber kein proportionales Verhältnis; oft kann man mit 20% strategisch richtig eingesetzter Zeit bereits 80% Ergebnisse erzielen.

Wer Erfolg haben möchte, muss sich disziplinieren, immer mit den wichtigsten und schwierigsten Aufgaben, die vor einem liegen, zu beginnen. Suchen Sie sowohl im Beruf als auch privat die 20%:80%-Erfolgsverursacher und hinterfragen Sie, welche der obersten 20% der Aufgaben können 80% Erfolg und Ergebnisse produzieren. Erledigen Sie konsequent erst diese Aufgaben bevor Sie sich den Aufgaben widmen, die 80% ihrer Zeit in Anspruch nehmen.

Pareto Prinzip

Jetzt stellen Sie sich berechtigt die Frage, wie Sie die Aufgaben finden, für die Sie nur 20% der Zeit aufwenden und damit 80% an Ergebnissen erzielen können. Dieses Erkennungsvermögen können Sie sich mit einer einfachen Regel langsam antrainieren. Hinterfragen Sie bei jeder Aufgabe, welchen Effekt Sie verursachen wird. Nur die Aufgaben mit dem größten Effekt werden zuerst erledigt. Des Weiteren verwende ich noch eine weitere hilfreiche Regel: nur die lebenswichtigen Aufgaben, die nur ich erledigen kann, werden zuerst erledigt. Alle anderen werden delegiert oder verschoben.

Disziplin:

Zuerst einmal sei zu sagen: nehmen Sie sich Zeit für Zeitmanagement! Es gibt keine Ausrede, warum Sie es nicht machen sollten; schließlich setzten Sie hiermit Ihre Zeit richtig ein. Denken Sie an das Pareto-Prinzip. Wenn Sie nicht anfangen, können Sie nicht gewinnen. Des Weiteren halten Sie den konkreten Zeitmanagement-Plan konsequent ein. Eine richtig gute Portion Selbstdisziplin – und zwar jeden Tag! – ist dafür von Nöten. Zudem sollten Sie die goldene Regel beachten, eine neue Aufgabe nur zu beginnen, wenn die alte bereits abgeschlossen wurde.

Prioritäten und Zeitschätzungen:

Setzen Sie für jede Aktivität bzw. Aufgabe eine Priorität. Beachten Sie dabei: an einem Tag kann nur eine Aufgabe die Priorität 1, 2, 3 usw. besitzen. Erledigen Sie immer erst die Aufgabe mit Priorität 1. Schätzen Sie zudem für jede Aufgabe schnell den Aufwand. Anfangs wird Ihnen dies noch schwer fallen, aber Sie werden immer besser im Schätzen. Verplanen Sie maximal 70% der Zeit des Tages und halten Sie den Rest als Puffer für Unvorhergesehenes frei.

Planen Sie zudem nur einmal täglich morgens 10 Minuten. Wenn Sie innerhalb eines Tages immer wieder Umplanen, wird unnötige Zeit verbraucht und Sie gelangen auch nicht zum Ziel.

Delegieren:

Aufgaben, die dringend, aber unwichtig sind und für Sie mit einer niedrigen Priorität versehen werden, delegieren Sie und setzen dafür Kontrollinstrumente ein. Immer den Grundsatz beachten: nur die wichtigen Dinge tun, den Rest delegieren oder gar nicht machen.

Kontrollierte Müllabfuhr:

Haben Sie eine Aufgabe ggf. zu hoch priorisiert und diese schon zum zweiten oder dritten Mal geschoben, dann kann Sie nicht so wichtig und dringend sein. Überlegen Sie, ob die Aufgabe nicht eher überflüssig ist. Generell sollten Sie Folgendes beachten: nicht dringende und nicht wichtige Aufgaben gehören in den Papierkorb und werden von Ihnen niemals erledigt!

Hilfsmittel benutzen:

Benutzen Sie zum Aufgabenvermerk, zur Prioritätenvergabe, Aufwandsschätzung, Arbeitszeiteinplanung usw. Hilfsmittel. Mein bestes Hilfsmittel ist hierfür Microsofts One Note und Outlook mit einer entsprechenden Vorlage.

Work-Life-Balance

Gerade bei Managern kommt die Work-Life-Balance oft zu kurz. Sie können nicht abschalten, haben andauernd offene Punkte, welche noch erledigt werden müssen und tragen diese Gedanken mit in das Privatleben. Somit kommen diese belasteten Menschen nicht zur Ruhe, können nicht abschalten und erleben daher auch keine Erholung. Wer diese Gedanken auch am Wochenende oder im Urlaub in sich trägt, muss sich zur Work-Life-Balance zwingen. Man muss sich damit abfinden, dass es immer Stakeholder gibt, die irgendwo schreien und noch etwas wollen. Ein Manager muss sich im Grunde darum kümmern, dass alle Stakeholder nur ein bisschen und gleichzeitig schreien. Mein Tipp: managen Sie Ihre Zeit auch im Privatleben; das Privatleben mit Terminen mit Freunden planen, Events vornehmen und Termine mit Pseudo-Personen versehen um Zeit für sich selbst zu haben. Somit drückt Ihnen niemand freitags um 17 Uhr noch ein Meeting in den Kalender, wenn dort ein Termin mit irgendeinem Herrn Müller vereinbart ist.

Die Regeln in der Übersicht:

1. Zeit für Zeitmanagement nehmen.
2. Jeden Tag neu planen: man kann jeden Tag neu beginnen.
3. Prioritäten vergeben: es kann nur eine Aufgabe Priorität 1 haben.
4. Aufwand der Aufgabe schätzen und an den geschätzten Zeiten für die Aufgaben halten.
5. Nur 60 – 70 % der Arbeitszeit verplanen, restliche Zeit für Unvorhergesehenes einplanen.
6. Eine Aufgabe beenden bevor eine neue begonnen wird.
7. Delegieren, Termine und Zielsetzung festlegen. Verschieben, Verspäten oder Überziehen der Frist von delegierten Aufgaben ist Tabu.
8. Finden der 20%:80%-Erfolgsfaktoren.
9. Sich keiner Unterbrechungen hingeben, nicht ablenken lassen.
10. Hilfsmittel benutzen.
11. Zur Work-Life-Balance zwingen.
12. Disziplin, Disziplin, Disziplin!

Ein Hilfsmittel zur richtigen Planung, die Zeitmanagement-Matrix:

Aufgaben Matrix

Buchtipps

• „Das 1×1 des Zeitmanagements“ von Lothar Seiwert
• „Steh auf!“ von Boris Grundl

In Zeiten von Twitter und Facebook ist das “Posten” von Informationen an eine möglichst hohe Anzahl von potentiellen Lesern zum Volkssport geworden. Das Mitteilungsbedürfnis der User ist durch die sozialen Netzwerke enorm gestiegen. Durch sie ist es nämlich ermöglicht worden, dass eine Person mit nur einem Tweet  gleich eine Vielzahl von vernetzten Personen erreichen kann. Vor einiger Zeit musste man sich dafür mit jeder dieser Personen treffen oder zumindest zum Telefonhörer greifen, um sich mitteilen zu können.

Bei diesen vielen neuen Kommunikationswegen darf aber auch nicht die gute, herkömmliche E-Mail vergessen werden. Sie ist der Vorreiter des Prinzips von Postings in Netzwerken: durch eine E-Mail werden alle Verteiler und die dem Verteiler Angehörigen benachrichtigt. Selbstverständlich dauert das Anfertigen einer E-Mail ein vielfaches an Zeit gegenüber dem Verfassen eines spontanen Tweets oder Posts, was unter anderem hoffentlich den Vorteil mit sich bringt, dass der Verfasser sich vor dem Absenden der E-Mail noch einmal Gedanken über ihre Intention macht.

Projiziert man dieses Tweeten, Posten oder E-Mailing auf den Arbeitsalltag, gerät man schnell in Gefahr zu vergessen, dass dabei empfindliche Kommunikationswege, ja gar Befehlsketten übergangen werden, sowie Personen informiert werden, die zum Verarbeiten der Information Zeit aufwenden und letztendlich mit der Information jedoch nichts anfangen können, sodass ihre Produktivität sinnlos reduziert wird. In Zeiten, in denen täglich von Effizienz- und Produktivitätssteigerung gesprochen wird, wirken sich solche Kommunikationskanäle – oder besser gesagt: deren Nutzung – auf die Produktivität eines jeden einzelnen aus. Auch ich selbst bin davon nicht befreit und möchte das Problem an einem kurzen Praxisbeispiel erläutern.

Praxisbeispiel:

In einer meiner vielen beruflichen Unterhaltungen wurde ich auf einen Vertriebstipp aufmerksam. Ein größerer Kunde hatte ein sehr hoch budgetiertes Projekt in der Pipeline, für welches noch externe Ressourcen gesucht wurden. Kaum hatte ich diesen Tipp erhalten, habe ich direkt einen Chat eröffnet und an alle Vertriebsmitarbeiter sowie unseren Vertriebsleiter diesen Tipp weitergeleitet.

An dieser Stelle wird man sicherlich denken, dass ich alles richtig gemacht habe – denn schließlich informierte ich sofort alle über diese großartige Möglichkeit! Habe ich aber eben nicht!

Denn im Grunde habe ich zuallererst sämtliche Vertriebsmitarbeiter für einen kurzen Moment in ihrer Arbeit unterbrochen. Jeder von ihnen hat reagiert und sofort Überlegungen angestellt, welche Schritte von ihm nun notwendig sind, um dieses Projekt für sich ans Land zu ziehen. Aber wer von der Abteilung hätte es sich nun wirklich zur Aufgabe machen sollen? Zusätzlicher Abstimmungsbedarf im Vertrieb war von Nöten, um sich darüber zu einigen, welcher Mitarbeiter die Verantwortung dafür übernehmen sollte.

Mit dieser unüberlegten, gut gemeinten Handlung habe ich es geschafft, den Vertrieb für eine kurze Zeit vollständig in Unproduktivität zu stürzen. Des Weiteren habe ich in die Arbeit des Vertriebsleiters eingegriffen, indem er nicht mehr über die Qualität und Relevanz des Tipps entscheiden, aus diesem keinen konkreten Arbeitsauftrag erzeugen und ihn schließlich an die am wenigsten ausgelastete Ressource delegieren konnte.

Ich habe des Weiteren sogar dafür gesorgt, dass der Vertriebsleiter nun aus moralischen Gründen dem Tipp zwangsläufig nachgehen musste – egal, wie wichtig dieser Tipp nun letzten Endes war.

Zusammengefasst kann man sagen: Ich habe mit meinem unüberlegten, zu spontanen Posten unnötig in den Vertriebsablauf eingegriffen und ihn gestört.

Verbesserung?

Die Frage, die sich nun stellt, ist die Frage, wie ich es hätte besser machen können.

Hier möchte ich kurz die Wehrpflicht zum Vergleich heranziehen: Die Bundeswehr ist die wohl beststrukturierteste Organisationseinheit hinsichtlich ihrer Kommunikationswege. Dort wird eine klare Befehlskette eingehalten. Ein Leutnant meldet an seinen direkten übergestellten Oberleutnant usw. Nicht umsonst gibt es auch in einem Unternehmen Entwicklungsleiter, Vertriebsleiter, Produktionsleiter usw. Sie sind die Verantwortlichen für ihr Ressort und zugleich die direkten Ansprechpartner für Mitarbeiter und Vorgesetzte. Mitarbeiter aus anderen Bereichen haben sich an diese Position zu wenden, wenn sie Arbeitsaufträge von diesem Ressort erledigen lassen möchten.

Hätte ich also den Tipp nicht an das gesamte Vertriebsteam gepostet, sondern nur an den Vertriebsleiter, der für die Steuerung im Vertrieb verantwortlich ist, hätte ich zum einen nur seine Arbeit für einen kurzen Moment unterbrochen. Zum anderen hätte er über die Qualität dieses Tipps entscheiden können und einen klaren Arbeitsauftrag formulieren, die Ressourcenauslastung überprüfen und dem am wenigsten ausgelasteten Mitarbeiter den Arbeitsauftrag erteilen können. Es wäre kein zusätzlicher Abstimmungsbedarf nötig gewesen und die Produktivität hätte sich sogar erhöht.

Appell:

Insofern möchte ich an alle Twitter-, Post- und E-Mail-Verteiler appellieren, die vorgegebenen Kommunikationswege einzuhalten und zu überdenken, inwieweit eine Nachricht eventuell mehr schadet, als dass sie nützt. Auch ich gelobe mir in Zukunft Besserung!